Kurz gesagt: Eine erste KI-Lösung im Mittelstand kostet meist deutlich weniger als befürchtet. Eine Standortbestimmung liegt im niedrigen dreistelligen Bereich (mein KI-Check: 249 Euro), ein erster fertig gebauter Pilot startet ab rund 1.490 Euro zum Festpreis, eine laufende Begleitung ab etwa 390 Euro im Monat. Sechsstellige Beträge gehören in Konzerne, nicht in einen Handwerks- oder Mittelstandsbetrieb.

„Was kostet das denn?" ist meist die zweite Frage im Erstgespräch — gleich nach „Geht das überhaupt?". Und sie ist berechtigt. Im Internet finden Sie Beträge von 49 Euro im Monat bis zu sechsstelligen Projekten. Beides stimmt. Beides sagt für Ihren Betrieb erstmal nichts aus.

Ich baue selbst KI-Software und betreibe sie im laufenden Betrieb — zum Beispiel bautagebuch.org. Hier sind die ehrlichen Spannen — und die Denkfehler, die teuer werden.

Drei Kostenblöcke, nicht einer

KI-Kosten in einen Preis zu pressen, führt in die Irre. Es sind drei verschiedene Dinge:

  • Werkzeuge / Lizenzen: Die KI-Modelle und Dienste selbst. Oft nutzungsbasiert — Sie zahlen pro verarbeitetem Dokument, pro Anfrage, pro Minute. Bei normalem Mittelstands-Volumen sind das häufig zweistellige bis niedrige dreistellige Beträge im Monat, nicht mehr.
  • Einrichtung / Umsetzung: Das eigentliche Bauen — den Anwendungsfall sauber aufsetzen, an Ihre Tools anbinden, testen. Das ist meist der größte Einmalbetrag.
  • Betrieb & Pflege: Damit es auch in einem halben Jahr noch läuft. Updates, kleine Anpassungen, ein Ansprechpartner, wenn etwas hakt.

Wer Ihnen nur eine einzige Zahl nennt, versteckt mindestens einen dieser Blöcke.

Realistische Spannen

Konkret, ohne Marketing-Schleife:

  • Erste Standortbestimmung: ein, zwei Stunden, in denen jemand mit Praxiserfahrung Ihren Betrieb durchgeht und die echten Hebel benennt. Im niedrigen dreistelligen Bereich — bei mir liegt der KI-Check bei 249 Euro.
  • Ein erster Pilot: ein klar umrissener Anwendungsfall, fertig nutzbar gebaut. Realistisch im Bereich von gut tausend bis wenige tausend Euro, je nach Komplexität. Meine Piloten starten ab 1.490 Euro zum Festpreis.
  • Laufende Begleitung: wenn KI Schritt für Schritt verankert werden soll, ein monatlicher Betreuungsbetrag im niedrigen dreistelligen Bereich — bei mir die KI-Begleitung ab 390 Euro im Monat.

Sechsstellige Beträge gibt es auch — aber die gehören in Konzerne mit eigener IT-Abteilung, nicht in einen 15-Mann-Betrieb. Lassen Sie sich davon nicht einschüchtern.

Der Pilot-Gedanke: klein anfangen

Der teuerste Fehler ist, gleich „die große KI-Strategie" zu kaufen. Strategiepapiere landen in der Schublade, und das Geld ist weg, bevor irgendetwas läuft.

Der bessere Weg: ein Anwendungsfall, sauber umgesetzt, an einem echten Problem. Der zahlt sich entweder schnell aus — oder er zeigt Ihnen früh und günstig, dass dieser Weg nichts bringt. Beides ist ein gutes Ergebnis. Was funktioniert, bauen Sie danach aus. Was nicht, haben Sie für überschaubares Geld gelernt.

Worauf Sie achten sollten

  • Festpreis statt offenem Stundenkonto. Bei einem klar umrissenen Pilot sollte ein seriöser Anbieter Ihnen einen Festpreis nennen können.
  • Wem gehören Daten und Ergebnis? Klären Sie vorab, dass Sie am Ende über Ihre Lösung verfügen — nicht in einer Blackbox gefangen sind.
  • Wer betreibt es danach? Eine KI, die nach drei Monaten niemand mehr pflegt, ist verlorenes Geld.
  • Spart es messbar Zeit oder Geld? Wenn der Anbieter das nicht in einem Satz erklären kann, ist es vermutlich kein guter Anwendungsfall.

Wann es sich NICHT lohnt

Das sage ich im Erstgespräch genauso deutlich: Es gibt Fälle, in denen KI die falsche Antwort ist.

  • Wenn die Aufgabe nur ein paarmal im Monat anfällt — dann frisst die Einrichtung mehr, als sie spart.
  • Wenn die Prozesse so unterschiedlich sind, dass es keine wiederkehrende Struktur gibt.
  • Wenn ein einfaches Werkzeug oder eine bessere Vorlage das Problem schon löst.

Ich verkaufe keine KI um der KI willen. Lieber sage ich Ihnen früh, dass sich der Aufwand nicht lohnt, als Ihnen ein Projekt aufzuschwatzen, das Sie hinterher ärgert.

Fazit

Eine KI-Lösung im Mittelstand kostet selten so viel, wie befürchtet — und bringt nur dann etwas, wenn sie an einer wiederkehrenden Aufgabe ansetzt. Denken Sie in drei Blöcken (Werkzeug, Einrichtung, Betrieb), fangen Sie mit einem Piloten klein an, und bestehen Sie auf einem Festpreis.

Wenn Sie eine ehrliche Einschätzung für Ihren konkreten Fall wollen — was es kostet und ob es sich überhaupt rechnet —, dann lassen Sie uns reden. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.

Passend dazu